Apa Itu Proses Bisnis dan Bagaimana Cara Menggunakannya?

Pendekatan bisnis dapat dilakukan dengan berbagai cara, tetapi memiliki proses bisnis dapat menjaga upaya Anda tetap terarah. Pelajari apa itu proses bisnis, tujuannya, jenis-jenisnya, cara membuatnya, dan lihat beberapa contohnya. Proses bisnis menyediakan kerangka kerja untuk membantu organisasi mencapai tujuan tertentu. Setiap hari, bisnis bergantung pada berbagai proses untuk beroperasi, berkembang, dan tumbuh. Karyawan dan pemangku kepentingan mengenal proses-proses tersebut dan mengikuti langkah-langkahnya, sehingga meningkatkan kemungkinan tugas-tugas dapat diselesaikan dengan baik.

Definisi Proses Bisnis

Proses bisnis adalah cara terstruktur untuk menyelesaikan pekerjaan. Biasanya, ini melibatkan serangkaian tugas atau aktivitas yang saling terkait, dilakukan untuk mencapai tujuan tertentu. Sebagai contoh, perusahaan biasanya memiliki proses untuk mengajukan cuti, seperti mengirim permohonan tertulis kepada manajer dan HR, menunggu persetujuan, dan membuat pengaturan pengganti tugas selama Anda cuti.

Proses ini sering melibatkan tim dan departemen lain di perusahaan, serta memerlukan sumber daya seperti teknologi, peralatan, dan bahan.

Proses bisnis memberikan nilai dengan menawarkan pendekatan standar untuk mencapai hasil yang diinginkan. Proses yang dapat diulangi dan diukur memberikan efisiensi, kelincahan, mendukung skalabilitas, serta memastikan kepatuhan terhadap regulasi industri atau pemerintah.

Dalam era transformasi digital, organisasi sering berinvestasi waktu dan sumber daya untuk menganalisis, mengoptimalkan, dan mengotomatisasi proses bisnis guna mendapatkan keunggulan kompetitif.

Tujuan Proses Bisnis

Proses bisnis membantu menyelesaikan pekerjaan. Pengelolaan proses bisnis yang efektif dapat memberikan berbagai manfaat, seperti:

• Mengurangi Biaya: Kerangka kerja yang standar memastikan konsistensi dan meminimalkan kesalahan, sehingga menghemat waktu dan mengurangi pemborosan. Standarisasi juga mendukung kerja sama organisasi dan analisis efisiensi proses.
• Meningkatkan Produktivitas: Dengan menstandarkan tugas dan menyederhanakan proses, efisiensi meningkat, komunikasi internal dan eksternal membaik, serta memungkinkan otomasi proses untuk mengurangi beban kerja karyawan.
• Meningkatkan Kepuasan Pelanggan: Proses yang baik mendukung kinerja yang lebih baik, sehingga meningkatkan kepuasan pelanggan.
• Meningkatkan Pengalaman Karyawan: Proses yang efisien dapat meningkatkan keterlibatan dan produktivitas karyawan.
• Mendukung Kepatuhan: Proses bisnis membantu memastikan kepatuhan terhadap regulasi yang berlaku, mengurangi risiko denda atau penalti.

Jenis-Jenis Proses Bisnis

Proses bisnis mencakup aktivitas yang membantu perusahaan mencapai tujuannya. Berikut adalah jenis-jenis proses bisnis utama:

1. Proses Inti:
   Proses ini sangat penting untuk fungsi organisasi, seperti produksi dan pengiriman barang atau jasa.
2. Proses Operasional:
   Melibatkan aktivitas seperti manufaktur, distribusi, dan layanan pelanggan.
3. Proses Manajemen:
   Mengelola operasi bisnis secara keseluruhan, seperti perencanaan strategis dan pengelolaan anggaran.
4. Proses yang Berhubungan dengan Pelanggan:
   Berinteraksi langsung dengan pelanggan, seperti pemasaran, penjualan, dan layanan pelanggan.
5. Proses Pendukung:
   Mendukung proses lainnya, seperti manajemen SDM, IT, dan logistik.

Cara Membuat Proses Bisnis

Untuk mendesain proses bisnis, Anda dapat mengikuti langkah-langkah berikut:

1. Identifikasi proses yang ada.
2. Petakan tahapan proses dalam bentuk diagram alur.
3. Tentukan tujuan proses.
4. Buat argumen untuk meningkatkan proses bisnis.
5. Konsultasikan dengan pemangku kepentingan, termasuk pelanggan.
6. Manfaatkan teknologi bila diperlukan.
7. Tentukan cara untuk mengukur efektivitas proses.
8. Implementasikan perubahan.
9. Kumpulkan umpan balik dan tinjau kemajuan.

Contoh Proses Bisnis

Beberapa contoh proses bisnis yang umum meliputi:

• Pemenuhan Pesanan: Melibatkan pengecekan inventaris, pengemasan, dan pengiriman barang ke pelanggan.
• Layanan Pelanggan: Perwakilan membantu pelanggan menyelesaikan masalah, terkadang dengan bantuan supervisor.
• Kontrol Kualitas: Menguji produk di berbagai tahap produksi untuk memastikan kualitas sebelum pengiriman.

Manajemen Proses Bisnis (Business Process Management - BPM)

Jika Anda tertarik mengelola proses bisnis, BPM dapat menjadi pilihan. BPM melibatkan pengukuran kinerja, mencari efisiensi, dan memaksimalkan anggaran dengan bantuan data, otomasi, dan teknologi lainnya. Anda akan menganalisis fungsi bisnis, menyelaraskannya dengan tujuan strategis, dan mengembangkan model untuk mengoptimalkan proses.

BPM juga semakin mengandalkan alat digital untuk menyederhanakan proses, mengotomasi tugas manual, dan menggunakan data untuk pengambilan keputusan.

Dengan pemahaman tentang proses bisnis, Anda dapat membantu organisasi beroperasi lebih efisien dan mencapai tujuan strategis. Jika Anda tertarik, pertimbangkan untuk mempelajari lebih lanjut melalui sertifikasi profesional yang tersedia.