Apa Itu Papan Kanban?
Dalam metodologi Agile, papan Kanban dapat membantu memahami alur kerja dan memfasilitasi komunikasi dengan tim. Artikel ini membahas tentang komponen-komponen dari papan Kanban dan manfaatnya dalam proyek Anda berikutnya.
Papan Kanban adalah visualisasi fisik atau digital dari tugas-tugas yang perlu diselesaikan oleh tim dalam suatu proyek, yang menampilkan tahapan saat ini. Papan Kanban memiliki berbagai komponen untuk membantu tim memahami tugas prioritas tinggi secara sekilas.
Meskipun populer dalam operasi bisnis, pengembangan perangkat lunak, dan penjualan, papan Kanban juga menawarkan manfaat manajemen proyek yang berharga untuk berbagai industri. Lanjutkan membaca untuk mengetahui komponen-komponen yang membentuk papan Kanban, jenis-jenisnya, serta kelebihan dan tantangan dari masing-masing jenis.
Kanban adalah kerangka kerja manajemen proyek yang menggunakan prinsip-prinsip Agile untuk merencanakan, memvisualisasikan, dan mengatur tugas-tugas proyek. Kerangka kerja ini menyederhanakan komunikasi dan menciptakan pendekatan kerja tim yang transparan. Meskipun umumnya digunakan untuk pengembangan perangkat lunak, Kanban juga dapat diterapkan pada berbagai jenis proyek.
Kerangka kerja ini dikembangkan oleh seorang insinyur bernama Taiichi Ohno. Dinamai berdasarkan kata Jepang yang berarti "sinyal", Kanban diadaptasi dari sistem produksi yang awalnya diterapkan oleh Toyota. Meskipun Kanban dan Agile merupakan dua sistem yang terpisah, alat-alat yang tersedia dalam Kanban—termasuk papan Kanban dan kartu Kanban—bekerja sejalan dengan prinsip dan nilai Agile untuk membantu mengatur proyek.
Papan Kanban adalah metode untuk memvisualisasikan alur kerja. Metode ini sangat bermanfaat bagi tim yang perlu memahami apa yang sedang dikerjakan oleh setiap anggota tim. Papan Kanban dapat membantu anggota tim memfokuskan pekerjaan mereka secara strategis, meningkatkan produktivitas, dan membatasi pekerjaan yang sedang berlangsung untuk efisiensi yang lebih baik.
Papan Kanban terdiri dari berbagai komponen yang membantu memecah manajemen proyek Agile menjadi alur kerja harian. Komponen-komponen ini juga membantu mengatur upaya tim di sekitar tugas-tugas terpenting setiap hari.
Papan Kanban memvisualisasikan semua tugas yang perlu diselesaikan oleh tim, serta siapa yang akan menyelesaikannya. Papan ini meningkatkan manajemen proyek dengan mengorganisir tugas melalui kolom, pengkodean warna, serta metode lain yang mempermudah identifikasi.
Elemen-elemen tersebut membantu membedakan antara tugas, tim, dan sprint—periode singkat yang difokuskan pada pencapaian tujuan tertentu dalam kerangka waktu yang ditentukan.
Apa Fungsi Masing-Masing Bagian dari Papan Kanban?
Mari kita telusuri berbagai bagian papan Kanban untuk memahami cara kerjanya secara keseluruhan.
- Kartu Visual Dalam bahasa Jepang, Kanban berarti kartu (ban) visual (kan). Kartu visual ini menggambarkan kotak-kotak informasi yang dapat dilihat secara mudah. Anda juga bisa menyebutnya sebagai “tiket” atau “catatan tempel”.
Setiap tugas dalam proyek ditugaskan pada kartu visual. Kartu ini kemudian dapat dipindahkan ke berbagai tahapan kerja, dan diberikan kepada anggota tim yang berbeda. Kartu Kanban dapat diberi warna atau dibedakan satu sama lain untuk menunjukkan—secara sekilas—tugas mana yang saling berhubungan.
- Kolom atau Swimlanes Kolom pada papan Kanban menandai tahapan kemajuan suatu tugas. Sebagai contoh, papan Kanban mungkin memiliki kolom dengan label “To-do,” “In Progress,” atau “Complete.” Tugas yang ditugaskan ke kartu akan dimulai dari kolom “To-do” dan bergerak melalui setiap kolom—yang kadang disebut swimlanes—saat tim menyelesaikannya.
Bergantung pada proyek, papan Kanban dapat memiliki sebanyak mungkin kolom yang diperlukan untuk menunjukkan setiap tahapan. Dengan kolom, tim dapat dengan cepat melihat gambaran umum dari setiap tahapan tugas dalam proses produksi.
- Batasan Pekerjaan yang Sedang Berjalan (Work-in-Progress) Batasan pekerjaan yang sedang berjalan (WIP) membatasi jumlah tugas yang dapat dikerjakan tim secara bersamaan, sehingga proyek tetap sederhana dan seluruh anggota tim memahami alur kerjanya. Ini membantu menjaga alur kerja tetap teratur tanpa membebani tim dengan terlalu banyak tugas. Batasan WIP dapat membantu mengurangi hambatan alur kerja dan membantu tim mengirimkan hasil kerja berkualitas secara konsisten.
- Titik Komitmen (Commitment Point) Titik komitmen merujuk pada saat ide berhenti menjadi konsep dan mulai bertransformasi menjadi tugas yang dapat dikerjakan, di mana tim mulai menindaklanjutinya. Beberapa papan Kanban memiliki daftar ide dan tugas potensial yang bisa dikerjakan oleh tim. Ketika tugas-tugas ini melewati titik komitmen, mereka tidak lagi bersifat teoritis, dan pekerjaan dimulai.
- Titik Pengiriman (Delivery Point) Titik pengiriman pada papan Kanban adalah saat tim mengirimkan hasil pekerjaan kepada klien dan pekerjaan dinyatakan selesai. Kanban bertujuan untuk memindahkan tugas dari titik komitmen ke titik pengiriman secepat mungkin.
Siapa yang Menggunakan Papan Kanban?
Papan Kanban dapat berguna untuk proyek apa pun yang menggunakan metodologi manajemen proyek Agile. Tim pengembangan perangkat lunak sering menggunakan Agile, dan Kanban awalnya berasal dari sistem perencanaan produksi industri Toyota. Kerangka kerja ini juga dapat memberikan nilai tambah bagi departemen penjualan, Lean manufacturing, operasi bisnis, dan banyak lagi.
Papan Kanban tersedia dalam dua jenis utama: papan fisik dan papan digital:
- Papan Fisik Dunia manajemen proyek telah mengandalkan Kanban sebagai alat yang berharga sejak tahun 1940-an. Sebelum ada solusi digital, semua papan Kanban bersifat fisik. Catatan tempel atau kartu yang ditempatkan pada papan sederhana maupun rumit mendokumentasikan tugas proyek dan manajemen tim. Papan tulis, papan gabus, atau papan kapur bisa berfungsi sebagai dasar dari papan Kanban.
- Papan Digital Dengan adanya alat manajemen proyek digital, perangkat lunak kini tersedia untuk membantu tim membangun papan Kanban digital yang dinamis. Papan ini dapat diakses oleh anggota tim di mana saja. Papan Kanban digital memungkinkan tim mengakses alur kerja dan memvisualisasikan tugas kerja tanpa harus berada di satu ruangan dengan papan fisik.
Kanban atau Scrum: Kelebihan dan Keterbatasan
Kanban dan Scrum adalah alat manajemen proyek yang menggunakan metodologi Agile untuk menangani proyek. Namun, Anda tidak harus memilih salah satunya.
Scrum adalah metode organisasi kerja berdasarkan metodologi Agile. Dalam Scrum, setiap tugas harian dipecah menjadi sprint, dengan waktu kerja yang didedikasikan untuk tugas-tugas spesifik agar tim dapat fokus sepenuhnya. Scrum berfokus pada pembelajaran dan peningkatan berkelanjutan melalui umpan balik dan loop pembelajaran.
Kelebihan:
- Visualisasi alur kerja yang cepat.
- Fleksibel dan mudah disesuaikan.
- Menyoroti hambatan secara langsung.
- Semua anggota berada di halaman yang sama.
