Proses Manajemen Perubahan: Apa Itu dan Untuk Siapa?

Pelajari apa itu proses manajemen perubahan, siapa yang diuntungkan darinya, serta jenis-jenis peran manajemen perubahan, gaji, dan sertifikasinya. Manajemen perubahan adalah bagian dari setiap bisnis. Dengan tuntutan dan kebutuhan untuk mengikuti perkembangan teknologi dan regulasi, bisnis dan organisasi harus terus melakukan perubahan dan penyesuaian pada praktik mereka agar proses bisnis tetap efisien dan hemat biaya.

Perubahan ini memerlukan strategi, perencanaan, dan manajemen yang efektif, yang menjadi tanggung jawab para profesional manajemen perubahan. Bekerja di bidang manajemen perubahan mengharuskan Anda memiliki kemampuan pemecahan masalah yang hebat, keterampilan di tempat kerja, dan menyukai tantangan. Jika Anda menikmati berkolaborasi dengan orang lain, menyelesaikan masalah, dan manajemen proyek, maka manajemen perubahan bisa menjadi pilihan karir yang memuaskan bagi Anda.

Dalam artikel ini, Anda akan mempelajari lebih lanjut tentang apa itu manajemen perubahan, bagaimana proses manajemen perubahan bekerja, berbagai jenis manajemen perubahan, dan beberapa karir di bidang manajemen perubahan.

Apa Itu Manajemen Perubahan?

Manajemen perubahan adalah proses yang digunakan oleh bisnis dan organisasi untuk menerapkan perubahan dengan membangun dan menyampaikan strategi perubahan yang efektif. Ini mencakup meninjau alasan perubahan, menerapkan strategi perubahan, dan membantu orang beradaptasi dengan perubahan tersebut. Proyek manajemen perubahan mungkin melibatkan struktur organisasi, pengenalan teknologi baru, pengurangan biaya, peningkatan laba, atau kombinasi dari semua ini untuk mencapai tujuan yang diinginkan.

Situasi yang Membutuhkan Proses Manajemen Perubahan

Ada banyak alasan mengapa suatu organisasi mungkin menerapkan strategi manajemen perubahan. Situasi umum meliputi:

• Implementasi teknologi baru
• Pergantian kepemimpinan atau manajemen
• Perubahan budaya kerja
• Merger dan akuisisi
• Proses yang saat ini tidak berfungsi
• Perubahan staf dan struktur
• Masa krisis

Apa Itu Proses Manajemen Perubahan?

Proses manajemen perubahan mengacu pada tahapan yang terlibat dalam strategi manajemen perubahan apa pun dan pelaksanaannya. Memiliki strategi dan langkah-langkah membantu transformasi menjadi sukses dan memastikan semua faktor dipertimbangkan.

Sebagai contoh, penerapan teknologi baru dalam bisnis tidak hanya melibatkan perubahan teknologinya saja. Ini mungkin memengaruhi tingkat kepegawaian, membutuhkan perubahan struktural, perekrutan baru, atau bahkan pemutusan hubungan kerja. Ini mungkin juga memerlukan pelatihan signifikan dan memengaruhi biaya bisnis. Proses manajemen perubahan mencakup semua aspek ini.

Secara umum, proses manajemen perubahan dibagi menjadi lima langkah berikut:

1. Persiapan untuk Perubahan. Langkah ini melibatkan pemahaman tentang perubahan yang diperlukan dan mempersiapkan anggota staf serta pemangku kepentingan untuk apa yang akan datang. Ini adalah bagian penting dari proses, memastikan bahwa manajer perubahan mendukung staf menghadapi kekhawatiran dan mengelola resistensi dengan mengomunikasikan proses serta mendapatkan persetujuan dari karyawan.
2. Membuat Visi untuk Perubahan. Tahap ini berfokus pada pembuatan strategi untuk mencapai transformasi setelah pemangku kepentingan menyetujui perubahan. Mereka yang terlibat menetapkan tujuan dan mendelegasikan indikator kinerja utama (KPI) serta tugas kepada pihak yang relevan. Tim manajemen perubahan membuat rencana untuk mengatasi masalah yang mungkin muncul dan membantu semua orang memahami peran mereka dalam mengelola proses di setiap level.
3. Menerapkan Perubahan. Langkah ini adalah pelaksanaan rencana perubahan. Manajemen dan komunikasi yang baik sangat penting di sini. Manajer perubahan harus memastikan bahwa setiap orang menjalankan tugas mereka dan bahwa karyawan tetap merasa senang dan diberdayakan untuk memastikan semuanya berjalan lancar.
4. Mengintegrasikan dan Memantapkan Perubahan. Setelah perubahan dilakukan, penting untuk memastikan transformasi tersebut tetap berjalan agar staf tidak kembali ke cara lama. Langkah ini memastikan sistem yang ada untuk melatih staf dan memperjelas struktur baru, alur kerja, dan penghargaan.
5. Meninjau dan Menganalisis. Tahap terakhir dari proses ini penting untuk memastikan bahwa perubahan terus berlanjut dan memberikan manfaat. Manajer perubahan meninjau apa yang berhasil dan apa yang tidak, lalu melakukan penyesuaian yang diperlukan.

Jenis Manajemen Perubahan

Sama seperti perubahan yang bisa beragam bentuk, ada juga berbagai pendekatan dalam proses manajemen perubahan. Empat jenis utama perubahan meliputi:

1. Antisipatif: Perubahan antisipatif terjadi ketika organisasi melakukan perubahan sebagai respons terhadap sesuatu yang diharapkan terjadi. Misalnya, kekhawatiran lingkungan atau tren baru yang ingin dimanfaatkan oleh organisasi dapat membuat pemangku kepentingan mengantisipasi perlunya perubahan.
2. Reaktif: Perubahan reaktif terjadi sebagai respons terhadap peristiwa yang memengaruhi bisnis. Ini bisa berupa peraturan industri baru atau perubahan untuk menghadapi pandemi seperti COVID-19.
3. Inkremental: Perubahan inkremental adalah serangkaian perubahan, biasanya pada tingkat mikro, yang secara keseluruhan menghasilkan perubahan yang lebih luas. Contohnya termasuk penerapan sistem penghargaan, pengenalan kebijakan kerja fleksibel baru, atau perubahan jam kerja kantor.
4. Strategis: Perubahan strategis dilakukan di tingkat yang lebih tinggi dan berdampak pada seluruh organisasi. Contohnya adalah perubahan dalam kepemimpinan atau struktur organisasi.

Apa yang Dilakukan Seorang Manajer Perubahan?

Tugas dan tanggung jawab manajer perubahan bervariasi tergantung pada organisasi dan perubahan yang sedang dilaksanakan. Secara umum, seorang manajer perubahan bertanggung jawab atas hal-hal berikut:

• Berkomunikasi dan berkoordinasi dengan manajemen dan pemangku kepentingan untuk mendorong proyek ke depan
• Berkonsultasi dengan staf dan pihak terkait untuk mengelola resistensi
• Membuat dan mengawasi strategi serta jadwal perubahan
• Membuat materi pelatihan untuk mengintegrasikan perubahan ke dalam budaya perusahaan
• Membantu manajer dalam menerapkan perubahan dan mengatasi resistensi
• Mengelola anggaran proyek
• Mengelola proses perubahan untuk memastikan pencapaian tujuan
• Memantau perubahan dan mengoordinasikan kegiatan untuk mendukung proses
• Menyusun laporan kemajuan untuk mengarahkan inisiatif perubahan di masa mendatang

Keterampilan yang Dibutuhkan untuk Manajemen Perubahan

Baik Anda mencari peran dalam manajemen perubahan sebagai karyawan atau konsultan mandiri, Anda memerlukan keterampilan yang dapat diterapkan dan beberapa keterampilan spesialis. Ini termasuk:

• Manajemen bisnis
• Berorientasi pada detail
• Komunikasi yang sangat baik dengan semua level
• Kepemimpinan dan manajemen
• Negosiasi
• Organisasi
• Peningkatan proses
• Kemahiran dalam perangkat lunak manajemen bisnis
• Manajemen proyek
• Manajemen waktu
• Pelatihan dan pembinaan
• Membangun kepercayaan dan hubungan

Contoh Peran Manajemen Perubahan

Berbagai jenis karyawan dalam organisasi dapat menjadi bagian dari tim manajemen perubahan, tergantung pada bisnisnya. Perusahaan kecil mungkin hanya memiliki satu atau dua orang yang ditugaskan dengan tanggung jawab ini, sementara perusahaan besar mungkin mempekerjakan tim besar dengan peran tertentu. Contoh judul pekerjaan yang khusus dalam manajemen perubahan beserta gaji rata-rata di Indonesia menurut Glassdoor:

• Analis manajemen perubahan: Rp1.120.000.000 per tahun
• Manajer perubahan: Rp1.320.000.000 per tahun
• Konsultan pengembangan organisasi: Rp1.340.000.000 per tahun
• Konsultan organisasi: Rp960.000.000 per tahun
• Manajer perubahan organisasi: Rp1.470.000.000 per tahun

Bagaimana Cara Menjadi Manajer Perubahan?

Jika mempertimbangkan karir sebagai manajer perubahan, Anda memerlukan pengalaman, gelar sarjana, dan kualifikasi atau sertifikasi lebih lanjut untuk mengesahkan kredensial Anda.

1. Memperoleh Gelar Sarjana Gelar sarjana di bidang terkait bisnis, seperti manajemen bisnis, administrasi bisnis, sumber daya manusia, atau psikologi organisasi, umumnya merupakan persyaratan minimum untuk memulai karir di manajemen perubahan.
2. Pertimbangkan Mendapatkan Sertifikasi Selain gelar sarjana, sertifikasi atau kursus dalam manajemen proyek atau manajemen perubahan dapat meningkatkan resume Anda dan memverifikasi keterampilan serta pengetahuan Anda di bidang ini. Ada banyak sertifikasi profesional dalam manajemen perubahan yang tersedia. Sertifikasi ini dapat meningkatkan daya saing Anda, terutama jika Anda belum memiliki banyak pengalaman.

Sertifikasi manajemen perubahan yang populer meliputi:

• • ACMP Certified Change Management Professional (CCMP)
  • MSI Change Management Specialist (CMS)
  • Change Guides Managing Change in an Agile World
  • Prosci Change Management Certification
  • CMI Accredited Change Manager - Foundation
  • CMI Accredited Change Manager - Specialist
  • CMI Accredited Change Manager - Master

Anda juga dapat mengikuti program sertifikasi profesional dan kursus yang dirancang untuk membantu Anda meningkatkan keterampilan manajemen perubahan. Beberapa di antaranya termasuk:

• Spesialisasi Influencing: Storytelling, Change Management, and Governance dari University of Indonesia
• Kepemimpinan Strategis: Dampak, Perubahan, dan Pengambilan Keputusan dari Dartmouth

3. Mendapatkan Pengalaman Kerja Pengalaman sangat penting untuk bekerja di manajemen perubahan. Banyak profesional yang beralih ke bidang ini memiliki pengalaman setidaknya dalam peran manajemen menengah, di mana mereka mempelajari bagaimana struktur bisnis dan cara mengelola tim. Anda juga dapat mencari pekerjaan sebagai agen perubahan, yang dapat membantu Anda maju dan mendapatkan pengetahuan serta pengalaman dalam mengelola perubahan.
4. Pertimbangkan Gelar Master Untuk benar-benar menempatkan diri Anda di atas kompetisi dalam peran manajemen perubahan, Anda mungkin ingin mempertimbangkan gelar master. MBA atau master dalam psikologi organisasi adalah pilihan yang baik. Beberapa sekolah menawarkan gelar master khusus dalam manajemen perubahan.